Una Piattaforma Welfare è un’interfaccia digitale accessibile soltanto agli iscritti, attraverso la quale è possibile:

• utilizzare i crediti welfare messi a disposizione dall’azienda (per i dipendenti e le loro famiglie);
• richiedere convenzioni con fornitori (per i dipendenti);
• verificare l’andamento del piano di welfare (per l’azienda e i dipendenti);
• usufruire di particolari servizi extra welfare, per es. fiscali: modelli 730 singoli o congiunti, elaborazione modello unico, servizi di patronato, pratiche ISEE (per l’azienda e i dipendenti).

Vi sono alcune caratteristiche che le Piattaforme Welfare Aziendale dovrebbero avere per un utilizzo più agevole e sicuro:

• una struttura di navigazione semplice ed intuitiva;
• accessibilità da tutti i dispositivi (PC, smartphone, tablet);
• aggiornamento costante;
• un sistema di messaggistica istantanea per richiedere l’assistenza dei consulenti della Piattaforma;
• video tutorial per spiegare in modo semplice le sue funzionalità principali;
• elevati sistemi di sicurezza per garantire l'accesso solo all'utente ed al proprio gruppo di lavoro ed evitare fughe di dati.

Non tutti i Piani di Welfare sono uguali: la Piattaforma di Welfare è solitamente usata per quelli più complessi, per non gravare sull’organizzazione interna dell’impresa. Sarebbe infatti necessaria una risorsa interna per gestire tutte le pratiche, cosa che la Piattaforma fa in maniera automatica, con grande risparmio anche di tempo. Consente inoltre di offrire un ventaglio più ampio di opzioni ai dipendenti e di tutelari dal punto di vista della privacy.

Vi diamo una panoramica di quali sono le fasi per implementare una Piattaforma Welfare, fermo restando che possono esserci differenze tra le varie piattaforme.

In fase di analisi e definizione del Piano di Welfare, il Consulente di Welfare Aziendale stabilisce con l’impresa se è necessaria una Piattaforma per la sua attuazione. In caso positivo, l’impresa sottoscrive un accordo con la Piattaforma. Se è seguita da un Consulente di Welfare Aziendale, questo si occupa di ogni aspetto, compreso siglare l’accordo con la Piattaforma.

Questa dovrebbe garantire un alto livello di personalizzazione ed essere configurata sulla base delle esigenze di welfare di ciascuna azienda permettendo di soddisfare le specifiche esigenze di spesa dei lavoratori e risultando così più fruibile e, di conseguenza, più efficace. Dovrebbe anche dare la possibilità di impostare limiti particolari per categorie omogenee di dipendenti, indicando i crediti di spesa di ogni singolo dipendente dei quali potrà usufruire accedendo alla propria ``area riservata``.

L’azienda fornisce quindi alla Piattaforma l’elenco dei nominativi dei collaboratori e il corrispettivo importo in crediti welfare disponibili, attraverso un semplice file Excel. La Piattaforma provvede a caricare queste informazioni e a ciascun dipendente vengono comunicate le proprie credenziali di accesso ai servizi.

È importante a questo punto formare tutti i collaboratori affinché possano utilizzarla correttamente in totale autonomia per gli acquisti e l'elaborazione delle proprie pratiche, senza gravare sull'Ufficio del Personale. In questa fase è fondamentale il supporto del Consulente di Welfare Aziendale per coadiuvare il lavoro del personale della Piattaforma e fornire all’azienda assistenza nel monitoraggio del Piano di Welfare.

I vantaggi per l’azienda nell’utilizzo di una Piattaforma Welfare riguardano in generale la possibilità di avere un soggetto esterno che gestisce l’erogazione dei piani di welfare aziendale, senza dover attribuire questo compito al proprio Ufficio Risorse Umane.

Le Piattaforme infatti dispongono di un ampio paniere di strutture convenzionate e allo stesso tempo dovrebbero svolgere il ruolo di centrale acquisti per permettere l’inserimento di nuovi fornitori su richiesta dei dipendenti senza alcun tipo di onere né per il dipendente né per l’azienda.

Ma vi sono Piattaforme che consentono di attivare, oltre ai servizi welfare, anche una vasta scelta di servizi fiscali con un unico portale, diventando di fatto un CAF online, utilizzabile nella comodità di casa propria (per assegni familiari, rimborsi di varia natura, 730, ecc.) con le garanzie che un vero e proprio Centro di Assistenza Fiscale può dare. Questa funzionalità è molto utile in un periodo in cui, a causa dell’emergenza sanitaria, gli spostamenti delle persone sono diventati più difficili e la possibilità di recarsi presso gli uffici competenti per pratiche amministrative è limitata da chiusure, appuntamenti, distanziamento sociale. Utilità che si riflette anche sull’azienda in quanto il dipendente, potendo gestire le sue pratiche in modo del tutto digitale, non sarà costretto a richiedere dei permessi e assentarsi dal posto di lavoro.

La Piattaforma dovrebbe inoltre offrire un servizio di assistenza con un “front desk” interno con operatori competenti sia sul welfare aziendale che sulle funzionalità della Piattaforma e un sistema di messaggistica istantanea con i consulenti.

Le Piattaforme permettono anche di monitorare l'utilizzo in tempo reale crediti welfare, sia all’azienda che ai dipendenti e lo stato di avanzamento di ogni pratica.

I vantaggi per i collaboratori risiedono nella possibilità di gestire in modo autonomo, in piena libertà e nel rispetto della privacy (l’azienda vede quanti crediti vengono utilizzati, non come), il loro credito welfare, scegliendo da ampi panieri di beni e servizi. Se permesso dalla Piattaforma, possono anche richiedere convenzioni ``on demand`` con i propri fornitori di fiducia senza costi aggiuntivi per l'azienda.

Le Piattaforme che permettono anche di integrare il loro portfolio con nuovi fornitori, segnalati dai dipendenti delle varie aziende clienti, offrono un vantaggio in più per la comunità.

Infatti, solitamente si tratta di richieste per convenzionare realtà locali, portando loro nuovi clienti, il che permette lo sviluppo economico anche di altri soggetti, del quale beneficia l’intero territorio.

Le Piattaforme dovrebbero dare ai dipendenti una chiara visione in tempo reale dei crediti welfare utilizzati e di quelli ancora disponibili, nonché lo stato di avanzamento di ogni singola pratica (sia relativa al welfare che ad eventuali servizi fiscali accessori).

Anche l’azienda, nella sua area riservata all’interno della Piattaforma, deve avere accesso a dati relativi all’utilizzo da parte dei dipendenti del loro credito welfare e dei servizi fiscali aggiuntivi.

L’azienda può vedere i macro dati relativi al welfare, come il totale speso e quello residuo, anche con chiari grafici su una dashboard. Tuttavia, per motivi di privacy non ha accesso al dettaglio di come è stato speso dai singoli dipendenti.

I dati disponibili riguardano anche le adesioni a servizi aggiuntivi per verificare quanti e quali dipendenti hanno deciso di attivarli. È così in grado di avere informazioni utili per poterli rimborsare (spesso infatti ne copre il costo, in parte o totalmente) o, nel caso in cui non siano stati utilizzati, capire se l’insuccesso è dovuto ad uno scarso interesse da parte dei lavoratori o ad un’inefficace comunicazione sulla loro utilità.

Resta sempre fondamentale il lavoro del Consulente di Welfare Aziendale che affianca l’azienda con un servizio di monitoraggio in tempo reale dell’andamento del Piano di Welfare, segnala situazioni particolari e si occupa delle comunicazioni ai dipendenti in materia (es. crediti welfare residui prossimi alla scadenza).