Per attuare il tuo Piano di Welfare devi appoggiarti ad una Piattaforma ma non sai se quella che ti è stata proposta è giusta per te? Quali dovrebbero essere i requisiti minimi di una Piattaforma di Welfare Aziendale? Eccone un elenco ed i loro vantaggi.

Requisiti minimi della Piattaforma Welfare e loro vantaggi

Una Piattaforma di Welfare Aziendale è un’interfaccia digitale che permette di gestire numerosi aspetti operativi relativi a un Piano di Welfare. È consigliata soprattutto per i piani più complessi, per i quali risulta di grande vantaggio trovare nel gestore della Piattaforma un partner che stipuli e gestisca le convenzioni con i fornitori di beni e servizi per i dipendenti, elabori le pratiche per la loro erogazione e fornisca le misurazioni sull’andamento del piano. Tutto questo consente un risparmio all’azienda e maggiore privacy ai dipendenti.

Ciascun dipendente e l’azienda hanno accesso ad una propria area riservata all’interno della Piattaforma, rispettivamente per usufruire del proprio credito welfare e per verificare l’andamento del Piano di Welfare Aziendale.

Aspetti tecnici della Piattaforma per il Welfare Aziendale

È indispensabile che la Piattaforma sia di facile utilizzo sia per l’azienda che per i dipendenti per garantire il successo del Piano di Welfare.

Il dipendente deve avere ben chiari aspetti quali il proprio portafoglio welfare e la sua data di scadenza,  le opzioni disponibili per il suo utilizzo con una distinzione tra rimborsi, gift card e convenzioni, previdenza complementare, ecc. e per ciascuna quali sono gli eventuali limiti di spesa, la procedura e i documenti richiesti per usufruirne.

Oltre a spiegazioni chiare ed esaustive sulle procedure, devono esistere processi intuitivi che riducano le possibilità di errore (es. per caricare documenti) e permettano ai dipendenti di gestire tutte le pratiche in autonomia.

È importante che la Piattaforma sia accessibile da qualsiasi dispositivo, anche da smartphone, per permetterne l’utilizzo in mobilità e siano garantiti elevati livelli di sicurezza nella gestione dei dati personali ed aziendali.

Per l’azienda è utile poter agevolmente importare ed esportare dati e avere strumenti che le permettano di gestire il Piano di Welfare in maniera semplice: dashboard per verificare in tempo reale il totale speso dai dipendenti, report mensili per verificare l’andamento del Piano, ecc.

Il servizio di assistenza della Piattaforma di Welfare Aziendale

Anche una Piattaforma chiara ed intuitiva deve prevedere la possibilità che i suoi utenti abbiano bisogno di assistenza attraverso un numero telefonico, un servizio di messaggistica istantanea oppure un indirizzo email.

Non solo, i suoi operatori devono essere formati sia in materia di welfare che sulle funzionalità della Piattaforma per garantire un alto livello di competenza e qualità del servizio. Attenzione a quelle Piattaforme, solitamente di grandi dimensioni, che si appoggiano a call center esteri per la loro assistenza. Questo consente sì di gestire grandi volumi di richieste, ma a discapito della qualità del servizio in quanto le risposte sono limitate, standardizzate e fornite da personale non esperto di Welfare Aziendale.

Ampia scelta per l’utilizzo del credito welfare

Per garantire un buon servizio ai lavoratori ed agevolarli nell’utilizzo del loro credito welfare, la Piattaforma dovrebbe offrire loro un ampio ventaglio di fornitori di beni e servizi convenzionati. Una maggiore scelta nasce dall’attività del gestore della Piattaforma che contatta i fornitori più disparati (strutture sanitarie, palestre, supermercati, market place, ecc.) e stipula con questi convenzioni. L’indicazione delle opzioni su misura per l’azienda e i suoi dipendenti provengono dal lavoro di analisi iniziale svolto dal consulente di welfare aziendale.

Per rendere questa offerta ancora più ampia, i lavoratori devono avere la d possibilità di richiedere convenzioni con strutture extra perché a loro più comode e familiari (il supermercato sotto casa o la palestra vicina all’ufficio).

Servizi aggiuntivi della Piattaforma

Alcune Piattaforme offrono anche la possibilità di usufruire di servizi aggiuntivi fiscali o di patronato, operando come un vero e proprio CAF online. I dipendenti possono così richiedere e gestire pratiche di varia natura (modello 730, ISEE, ecc.) in totale autonomia da casa o dall’ufficio, evitando così spostamenti e richieste di permessi lavorativi (cosa particolarmente utile in questo periodo di emergenza sanitaria dovuta al Covid-19 ).

Per quanto riguarda il costo di questi servizi, solitamente le Piattaforme offrono prezzi molto concorrenziali che l’azienda può decidere di sostenere, in parte o totalmente.

Conclusione

Chiarezza, intuitività, alti livelli di sicurezza, assistenza puntuale e competente e un’ampia scelta di convenzioni per utilizzare il credito welfare sono gli aspetti più importanti che una Piattaforma dovrebbe poter offrire, ben inteso che il mix di servizi da attivare è modulato sulle necessità dell’azienda e dei suoi dipendenti e costruito grazie alla sinergia tra Consulente di Welfare e Piattaforma.

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