L’analisi di clima aziendale, attività che porta grandi vantaggi alle imprese che la attuano in termini di miglioramento del clima organizzativo e di conseguenza della performance lavorativa e produttività dei suoi dipendenti, si avvale di alcuni strumenti per la sua esecuzione.

Una volta che l’azienda ha individuato le aree di indagine, quelle considerate più critiche per problemi esistenti o per evitarne in futuro, il passo successivo è ascoltare i dipendenti per capire quale sia la loro opinione rispetto ai temi individuati. Infatti il clima aziendale è una dimensione soggettiva, basata sulla percezione delle variabili dell’ambiente di lavoro da parte dei dipendenti.

Per fare una survey di clima aziendale, ci si avvale per lo più di due strumenti, il Questionario ed il Focus Group, di cui ci parla la nostra esperta e collaboratrice, la dott.ssa Cristina Toffolon, Psicologa, Coach e Consulente HR.

Quali sono gli strumenti di indagine di clima aziendale?

Per analizzare il clima aziendale si può utilizzare un set di strumenti che comprende Focus Group, questionari, sondaggi. Alcuni consentono delle analisi di clima aziendale più strutturate e quantitative, altri restituiscono informazioni più qualitative. La scelta tra qualitativo e quantitativo, considerando comunque che una opzione non esclude l’altra, dipende dal numero di persone e dalle risorse che l’azienda vuole stanziare. In particolare, i Focus Group danno un risultato più qualitativo mentre i questionari più quantitativo e possono essere condotti congiuntamente per avere un risultato più approfondito.

I Focus Group nell’analisi di clima aziendale

I Focus Group consentono di andare molto in profondità rispetto ai temi che possono interessare l’indagine sul clima di lavoro, perché pur coinvolgendo un campione più circoscritto, affrontano gli argomenti in maniera più qualitativa e specifica.

Si tratta di gruppi di 6/8 persone alle quali vengono poste delle domande che invitino alla discussione e al confronto sui temi d’interesse. È la Direzione a decidere chi partecipa al gruppo, noi diamo dei suggerimenti ad esempio sul renderli omogenei, con persone appartenenti allo stesso dipartimento, o eterogenei, da più settori, a seconda del risultato che si vuole raggiungere.

Di solito, sulle popolazioni più ampie si individua un campione che possa essere rappresentativo dell’insieme dei lavoratori, creando un mix di persone che provengono da funzioni diverse.

Essendo un’analisi piuttosto approfondita e qualitativa, anche i costi ad essa legati aumentano al crescere del numero di persone che rientrano nell’indagine. Quindi di solito lo strumento del Focus Group non viene scelto se la popolazione è numerosa.

Tuttavia, a seconda degli obiettivi aziendali, si può coinvolgere tutta la popolazione, anche se di 100 o 1000 persone, creando più Focus Group.

Un tema importante legato a questo approccio, riguarda il giustificare perché certe persone vengono coinvolte nelle interviste ed altre no, identificando un criterio trasparente che vada bene per tutti.

Il gruppo si riunisce per un paio d’ore e viene guidato da un Conduttore insieme ad un’altra figura, quella dell’Osservatore che registra o prende nota anche di tutti gli aspetti non verbali, ma altrettanto importanti, che emergono nella comunicazione. I partecipanti al gruppo non conoscono in anticipo le domande che vengono fatte loro e che sono state elaborate e concordate con l’azienda. Si tratta di domande aperte, che ruotano attorno ai temi da approfondire e che diventano il punto d’inizio per una discussione collegiale.

Il passo successivo è la redazione di una relazione che parte dai dati raccolti e dalla riflessione  su tutti gli aspetti interessati con considerazioni di tipo prettamente qualitativo, un risultato sofisticato perché non emergono numeri ma considerazioni. Questo documento, che viene presentato alla Direzione, non collega mai un’opinione con la persona che l’ha esposta e che mantiene il suo anonimato.

In accordo con la Direzione, i risultati dell’analisi fatta vengono restituiti anche ai partecipanti al Focus Group.

I questionari per analizzare il grado di benessere lavorativo

Se la popolazione aziendale è molto numerosa, si preferisce utilizzare per l’indagine sul clima di lavoro un Questionario progettato sulla base delle richieste dell’azienda. Non si usano questionari standardizzati validi per tutti ma vengono costruiti ad hoc per analizzare le aree di interesse. Per esempio, se ci sono problemi di comunicazione interna, viene costruito un questionario che preveda delle domande sul tema della comunicazione. Oppure, se c’è un problema di nuove generazioni che entrano in azienda, si cerca di capire come stanno impattando sul resto della popolazione facendo le domande adeguate.

Di solito si coinvolge tutta la popolazione aziendale perché si tratta di questionari di analisi del clima a scelta multipla molto veloci da elaborare. Il questionario, completamente anonimo, può essere cartaceo, online o su app e solitamente viene dato un tempo di due settimane per rispondere alle domande. Non è obbligatorio rispondere o rispondere a tutto, e la percentuale di risposte di ritorno è un altro elemento importante per valutare il clima dell’azienda.

Come per i Focus Group, alla fine si elaborano statisticamente i dati, che in questo caso sono prettamente quantitativi, e si analizzano i risultati sulla singola domanda in forma aggregata su macro fattori da cui emergono aggregazioni su popolazioni più ampie, integrando un commento ai numeri raccolti.

Quali sono gli aspetti in comune tra i due strumenti?

A monte di entrambe le metodologie, Questionario e Focus Group, vi è un incontro con l’azienda in cui si vanno a sondare le ipotesi su come sia il clima aziendale e quali siano gli aspetti da indagare. Possono essere argomenti soft, come l’organizzazione interna, fino ad argomenti più importanti come la percezione soggettiva della sicurezza in azienda.

Si costruiscono quindi il Questionario o le domande per il Focus Group ad hoc per ciascuna realtà, perché non esiste un modello generico che vada bene per ogni situazione e per tutte le aziende: ognuna ha la sua storia e le proprie caratteristiche.

Un altro punto che accomuna sia l’indagine di clima aziendale tramite Questionario che con Focus Group, è il tema delle aspettative. Infatti, quando le persone vengono invitate ad esprimere un disagio, si aspettano che poi il problema venga risolto, almeno in parte. Per questo è importante che dopo la raccolta delle opinioni il processo non si fermi perché questo genera ancor più malessere tra le persone. Per chiudere il cerchio bisogna dare delle risposte anche solo comunicando che vi è stato un ascolto ma in questo momento non è possibile intervenire. Ascolto e attenzione verso il personale richiedono coerenza, in questo caso dando un riscontro.

Chi è Cristina Toffolon

Cristina Toffolon, Psicologa del lavoro con esperienza decennale in azienda nella funzione HR. Attualmente libera professionista, consulente di Direzione nell’area dei processi HR, formatrice su competenze manageriali, Business coach.

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